Quando si dice “videoconferenza di gruppo “si pensa subito a più persone attorno ad un lungo tavolo con un sistema di videoconferenza su grande schermo con uno più gruppi collegati a loro volta con noi in video. I grossi impianti di videoconferenza, legati alla prenotazione di una sala riunioni, hanno ormai lasciato il posto a monopostazioni come la Tandberg o ad applicazioni da PC.

Parlarsi in video è un modo semplice per poter comunicare una novità o prendere decisioni insieme anche se in sedi diverse, nella stessa città o meno, ma a distanza.

Quando si tratta di mettere insieme più persone in una riunione, è più economico e snello “incontrarsi dal proprio PC”, anche perché spesso si susseguono più riunioni una dietro l’altra e diventa difficile essere presenti a tutte se ci si deve spostare.

Anche l’audio conferenza è un altro modo per fare riunioni ma quando si è in tanti, parlarsi in crea spesso molta confusione e diventa difficile capire chi stia parlando di volta in volta. Vedersi migliora invece la comunicazione e permette anche di capire dall’espressione del viso quelle sfumature che andrebbero altrimenti perdute.

Con l’Emergenza Coronavirus e la diffusione del lavoro agile, le videoconferenze sono passate da ufficio-a-ufficio a casa-a-casa, diventando videoconferenze di gruppo in formato “arcipelago”: tante piccole figure che riempiono lo schermo, una videoconferenza di gruppo fatta da invitati distanti tra loro, ognuno a casa propria. Avere la fibra a casa non basta: è fondamentale un’applicazione professionale e performante.

Skype: la prima che abbiamo usato

Non se ne è mai parlato così tanto: Skype, Zoom e Teams sono in pole position nel mondo delle videochiamate e hanno spopolato anche tra i più giovani, affiancandosi o superando addirittura Whatsapp Video perché tanta è la voglia di vedersi tutti, e per ora Whatsapp arriva solo a 4 contemporaneità video.

Per il mondo business, mentre alcuni settori riprendono le attività, quelli legati al terziario continuano lo smart working da casa, lavorando e facendo riunioni anche numerose con le videoconferenze di gruppo, in particolare le multinazionali e le grandi aziende con più sedi.

Skype è stata la prima e la più usata dal pubblico consumer perché gratuita, con conversazioni illimitate, per poter videochiamare in tutto il mondo. Le aziende non utilizzano la versione gratuita (qualità media e protezione bassa), ma partono da quella chiamata Skype for Business, molto performante soprattutto per 2 persone o piccoli gruppi, anche se si possono fare videochiamate fino a 250 partecipanti. Si può scaricare su smartphone, su desktop o usare direttamente da browser. Inoltre, con Skype My Business, è possibile trasmettere una videoconferenza fino a 10000 partecipanti, l’ideale per organizzare meeting.

Non solo per un pubblico di zoomer

Una novità, almeno per il mercato italiano, è invece la californiana Zoom fondata nel 2011. Come Skype, si può usare scaricando l’app su smartphone, tablet e computer, oppure direttamente da browser. Esiste una versione gratuita, con il limite di 40’ (limite eliminato in Cina) e di 100 persone per le chiamate di gruppo, quella più usata dai giovani zoomer.

La soluzione a pagamento è quella ufficiale usata da chi fa didattica telematica (Scuole Pubbliche e Atenei) ed è anche usata dal governo americano e inglese. Ha un ottimo software per mostrare presentazioni, condividere lo schermo o una lavagna sulla quale scrivere, silenziare i partecipanti e creare vere e proprie lezioni in classe. Permette di invitare fino a 300 persone e di registrare meeting e vederli in un momento successivo. Un sistema di messaggistica può raccogliere le domande dei partecipanti e permettere al relatore di rispondere terminato il meeting.

Nonostante il successo, Zoom ha avuto dei seri problemi riguardo alla privacy: i dati degli utenti sono stati condivisi con Facebook senza che gli utenti ne fossero a conoscenza. Per la versione business in particolare, Zoom include una funzione che consente all’organizzatore di controllare se un partecipante sta facendo altre cose sul computer. A metà aprile, il sito investigative The Intercept ha dichiarato che le video di Zoom non usano crittografia end-to-end tra gli utenti e che la società potrebbe accedere ai meeting. E per finire, l’FBI è intervenuta segnalando uno zoom bombing, cioè l’irruzione di hacker e troll durante i meeting, che hanno venduto i dati degli utenti nel dark web, con il risultato che è arrivato lo stop dell’uso da parte di molti governi europei, Germania e Gran Bretagna in testa. Eric Yuan, CEO di Zoom, dopo essersi pubblicamente scusato, ha recentemente affermato che ha assunto un esperto di sicurezza per ovviare a questi problemi. Anche se forse un po’ in ritardo.

Videoconferenza di gruppo per e-learning e grandi aziende

E concludiamo con Teams di Microsoft, con versione gratuita e a pagamento, quest’ultima ideale per i clienti business perché ha in più, rispetto alla versione free, la registrazione delle riunioni, le trascrizioni delle conversazioni e l’hosting di Exchange. Durante le conferenze, inoltre, è possibile effettuare pianificazioni, scrivere note e condividere file. La forza di Teams sta nella possibilità di creare “stanze” di chat per i diversi team, canali segreti da una parte e chat aperte invece all’intera azienda. In ogni chat è possibile aggiungere un calendario di pianificazione e associare ai diversi membri le attività da completare per un determinato progetto. Anche Teams ha avuto i suoi problemi durante lo smart working per l’emergenza Coronavirus: abituata a circa 20 milioni di utenti connessi, ha subito un’importante interruzione in tutta Europa per l’afflusso di nuovi utenti ai quali la piattaforma non era preparata.

G Suite di Google, anche in versione TIM Edition

Google, rispetto alle altre piattaforme, propone varie app di messaggistica, inserite in un pacchetto completo dal nome G Suite. Per le videoconferenze di gruppo ci sono Duo, Hangouts Chat e Hangouts Meet. La più utilizzata per il mercato business è sicuramente Hangouts Meet, integrata nelle caselle Gmail e nel Calendar. Quando si crea un evento, basta cliccare su "aggiungi conferenza" così che tutti gli invitati possono avere un link diretto a Hangouts. Il numero di utenti in contemporanea è di 250 persone, con live streaming per 100mila spettatori, registrazione delle riunioni e salvataggio della video in Google Drive. Il tutto, rigorosamente in HD.

E proprio in partnership con Google, è disponibile su TIM Digital Store il pacchetto di servizi G Suite TIM Edition, in promozione gratuita per 90 giorni, con tutti gli strumenti della G Suite di Google, video o audio conferenze in HD comprese.

 

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