Un rapido cambiamento dei mercati, il lavoro che amplia gli orizzonti delle imprese, spesso attraverso clienti e fornitori internazionali, la diffusione nelle aziende dello smart working e l’introduzione della unified communication e collaboration: sono tutti elementi che stanno contribuendo, insieme, a trasformare gli spazi di lavoro, dotandoli di funzionalità intelligenti e strumenti agili e flessibili per la collaborazione da remoto. Ma come preparare un’azienda a un tale cambiamento di metodo di lavoro basato sulla Unified Communication e Collaboration? Ci sono diverse tecnologie sviluppate per soddisfare le moderne esigenze di UCC: piattaforme diverse, con caratteristiche simili, in grado di ottimizzare le esigenze dell’azienda e del lavoratore. Queste piattaforme, offerte sul mercato da vari fornitori, si propongono come hub, strumenti in grado di essere efficienti sia per il dipendente sia per la collaborazione tra gruppi di lavoro. Il primo passo, in ogni caso, è saper orientarsi sul mercato, ma soprattutto essere in grado di scegliere un partner che possa consigliare l’azienda e che fornisca assistenza continua anche dopo l’implementazione delle nuove tecnologie.

I primi passi per introdurre in azienda l’Unified Communication e Collaboration

Da dove partire dunque, una volta scelto il fornitore più indicato per le proprie esigenze, per introdurre in azienda un percorso di Unified Communication e Collaboration? Certamente dalla strategia. È necessario considerare che il passaggio a una piattaforma di UCC non coincide soltanto con un cambiamento tecnologico, ma ha a che fare con un vero e proprio cambiamento culturale. Ciò significa che diventa prioritario, per l’azienda, mettere in atto opportune strategie di change management e di formazione. L’obiettivo da tenere molto bene in considerazione è quello di ottenere un passaggio alla nuova tecnologia che sia certamente rapido, ma anche senza che questo causi particolari resistenze nell’ambiente di lavoro. Fatte queste debite premesse, e tenuto conto che è molto difficile trovare casi simili in aziende diverse, ogni progetto di conversione deve iniziare con la definizione di obiettivi concreti, misurabili e raggiungibili. L’analisi deve tenere conto dei risultati che si possono ottenere nel breve periodo, ma anche nel lungo. È necessario definire molto bene i ruoli per ottenere il massimo risultato possibile.

L’analisi degli spazi fisici aziendali e la scelta della giusta interfaccia di UCC

L’ambiente di lavoro continua a rivestire, come accennato, un ruolo importante, pur nell’equilibrio imposto dallo smart working tra vita lavorativa e vita personale. Gli spazi fisici vanno rimodulati e migliorati per accogliere le nuove modalità lavorative necessarie con dall’introduzione della Unified Communication e Collaboration: gli uffici cubicolo, oppure enormi open space vengono sostituiti da più confortevoli desk che possono sfruttare al top le tecnologie presenti in azienda. A questi spazi lavorativi maggiormente creativi e dinamici si affiancano poi vere e proprie zone dedicate: cabine o stanze per le telefonate, spazi riservati al relax e poi ancora alla formazione e alla condivisione delle informazioni. In questi spazi trovano quindi posto le moderne piattaforme di collaboration, dotate di varie “features” quali il file sharing e il co-editing ma anche l’integrazione con applicazioni proprie, quindi sviluppate dal fornitore del servizio, oppure di terze parti. E il tutto in un’unica interfaccia che diventa accessibile sia dallo spazio fisico sia in mobilità. La scelta migliore coincide certamente con soluzioni lavorative che tengono conto delle problematiche di compliance e le risolvono.

Partire da un progetto pilota per estenderlo all’intera azienda: l’UCC diventa per tutti

Prima di estendere a tutta l’azienda il processo di change management conviene avviare un progetto pilota. È senza dubbio una buona idea per preparare l’azienda al cambiamento. A monte deve però esserci una strategia, unita a un piano preciso su come comunicare i nuovi obiettivi e collaborare con i dipendenti affinché sappiano cogliere la trasformazione. Quali strumenti vanno utilizzati, quali sono le attrezzature migliori, quali processi e protocolli vanno implementati? Prima di vedere la Unified Communication e Collaboration operare in modo diffuso è necessario valutare anche il personale e le sue caratteristiche. E quindi accompagnarlo nella transizione. Diventa cruciale la formazione, che deve essere capace di trasmettere tecniche di concentrazione e produttività. Molto dipenderà anche dalla percentuale di smart working che si decide di applicare. Nel caso di team che lavorano interamente da remoto, ad esempio, sarà necessario adottare una strategia, ancor prima dell’avvento della tecnologia, che preveda frequenti conference video, per ridurre i rischi di alienamento dei dipendenti. I manager che scelgono la strada della Unified Communication e Collaboration devono misurare le performance dei dipendenti per capire se il lavoro smart stia funzionando o meno. Si tratta di stabilire a monte obiettivi per sapere come poter intervenire in un secondo tempo.   smart-office