Lo smart working Tim, nella sua offerta business, è una continua ricerca di soluzioni innovative per i propri clienti, in uno scenario in cui, negli ultimi anni, le aziende ricercano maggiore flessibilità di lavoro e tempi di risposta rapidi. Lo smart working, in tal senso, rappresenta una vera e propria rivoluzione per quelle imprese che guardano al futuro, capaci di innovare i propri schemi e coinvolgere i dipendenti in una nuova dimensione professionale. Un concetto confermato dalle stime di Copernico, osservatorio dello smart working italiano, che prevedono che nel 2030, in Italia, il 30% del portfolio societario delle aziende sarà composto da spazi flessibili.

Lo smart working è in tutto e per tutto una nuova filosofia manageriale capace di trovare il perfetto mix tra flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare in ambito lavorativo.

L’offerta di smart working Tim passa attraverso questi concetti e con propri strumenti, ma soprattutto seguendo il cliente durante la sua trasformazione digitale in ogni fase. Tim aiuta a configurare gli spazi fisici, non soltanto quelli virtuali, nei quali diventa possibile sperimentare una nuova frontiera lavorativa. È ciò che è avvenuto con Cerved: un caso di successo nato qualche anno fa e che continua a svilupparsi nel tempo ancora oggi.

Lo smart working Tim inizia dalla configurazione degli spazi: il caso di successo Cerved

Tim costruisce veri e propri progetti di smart working per le aziende, modellandoli a seconda delle necessità del cliente, delle sue specifiche esigenze di trasformazione digitale. Lo smart working Tim coniuga la consulenza sugli spazi fisici ai servizi digitali che li completano, come nel caso dell’azienda Cerved: un esempio di come seguire un cliente dai passi preliminari sino allo sviluppo su larga scala di un nuovo modello di business.

La soluzione offerta in questo caso da Tim parte dalla convergenza di due elementi chiave: la necessità di Cerved di spostare la sede direzionale milanese in un nuovo building e una strategia aziendale di trasformazione digitale continuativa nel tempo.

Tim ha gestito il progetto dalla fase nella quale si costruivano gli spazi, impostandoli secondo logiche moderne: dai phone boot per due persone alle aree open space di varie dimensioni fino a vere e proprie sale auditorium in cui far convergere diverse occasioni di lavoro. Assieme a Cerved Tim ha avviato una revisione del modo di approcciare al mercato, innovando molto la linea di prodotti.

Ripensare gli spazi ridisegnandoli col cliente: il vantaggio di intervenire in fase progettuale

Un vantaggio competitivo che certamente ha segnato il successo della digital transformation di Cerved e ha coinciso con la possibilità, per Tim, di poter disegnare la disposizione delle infrastrutture: dal posizionamento dei punti rete alle mensole.

Cerved è un’azienda che vende sul mercato soluzioni IT, con sede a Milano, ma in forte espansione interna sia sul territorio nazionale sia all’estero. Ha creduto nella digitalizzazione, portandola energicamente all’interno dell’azienda e cercando di spingere tutti i dipendenti all’uso di strumenti di collaboration per quanto concerne la sua quotidianità. E il nuovo building è stato progettato proprio su queste basi.

Il vantaggio competitivo, per l’implementazione dello smart working Tim è stato quello di introdurre in Cerved le proprie soluzioni, offrendo una consulenza a 360 gradi sull’allestimento degli strumenti tecnologici, sul loro posizionamento nelle varie sale, come ad esempio lo schermo in una determinata posizione o le prese di rete in un determinato altro. E intanto ha potuto perfezionare al meglio la proposta di strumenti tecnologici, che sarebbero diventati la dotazione attraverso cui realizzare i servizi negli spazi appena realizzati.

Il risultato finale è stata una soluzione complessiva con vari livelli di dettaglio e un lavoro di gestione della digital transformation particolarmente apprezzato dal cliente.

Dalla sede centrale alle sedi periferiche: le distanze si accorciano

Cerved ha sedi periferiche in Italia, dal Nord est alla Calabria, ma anche al di fuori dei confini nazionali, dove sta acquisendo società alle quali trasferisce il proprio modello in ogni sede. Un modello di approccio che è stato clonato anche sulle sedi estere, affiliandole all’infrastruttura anche dal punto di vista degli strumenti.

Un lavoro che ci rende orgogliosi di quanto realizzato – dice Fabrizio Martinotti, che per Tim ha seguito il progetto – e il fatto che il prodotto sia stato esportato in ogni sede dopo la prima realizzazione dimostra che risulta vincente, trovando una propria sostenibilità, anche economica”.

In passato Cerved aveva necessità di spostare spesso persone per riunioni e incontro e quindi il business plan del passaggio allo smart working con Tim ha tenuto conto di un recupero degli investimenti legati alle ottimizzazioni sulle spese di movimentazione delle persone sul territorio.

Le forniture hardware del progetto, che includono lavagne, specifici impianti microfonici realizzati sulle esigenze del cliente, il sistema di regia della sala e la videoregistrazione con telecamere e parte audio, hanno fatto parte delle implementazioni hardware realizzate in azienda con relativo set up, installazione, configurazione e manutenzione.

All’esterno di ogni sala, invece, è stato collegato un sistema che consente la prenotazione e la locazione di questi spazi condivisi: quando c’è bisogno di utilizzare una stanza ci sono varie possibilità di prenotazione.

Può essere gestita direttamente con gli schermi fuori porta, piccoli tablet che permettono di visualizzare lo stato della sala su un calendario e, attraverso uno schermo touch, fare l’instant booking in quel momento. E poi ci sono le app per smartphone e un cruscotto web integrato con sistemi di posta interni.

Una App gestisce l’impegno complessivo delle stanze e ne permette la gestione ordinaria, ma anche operazioni più raffinate, come la profilazione dell’utenza: assegnare la stanza anche in funzione delle esigenze relative al numero di posti, piuttosto che alle necessità di strumentazioni specifiche. Sono opzioni di cui il cliente dispone e che può decidere di implementare in qualunque momento.

La struttura, il building, può essere gestito in modo totalmente automatizzato oppure essere governato dalle persone con strumenti di elevata potenzialità. L’app di booking funziona per la sede di Milano ma anche per tutte le altre sale delle varie sedi periferiche: da Milano si può scegliere una sala libera a Roma, per il giorno e l’ora in cui vi è necessità di usarla, e gestire la sua prenotazione o le feature da remoto e in anticipo.

Nuovi strumenti di collaboration che “dialogano” anche attraverso sistemi diversi

A completare la progettazione dello smart working Tim con Cerved ci sono poi veri e propri strumenti di collaboration che tengono conto di alcune peculiarità. Una riguarda la compatibilità e la comunicazione fra sistemi Linux e Windows, dal momento che su Linux non sono presenti tutti i principali strumenti di condivisione. Cerved ha così deciso di dotare per una quota parte degli utilizzatori Skype for Business, installato, ottimizzato e performato sulla parte Windows. A fianco ad esso un sistema che dà accesso alle riunioni fra un terminale che usa Skype for Business e un terminale che utilizza Linux.

L’esperienza di Tim ha permesso, per ampliare a tutta la popolazione l’utilizzo di un sistema video, l’introduzione di alcuni strumenti addizionali mettendo così tutti i dipendenti in condizione di organizzare sessioni audio e video con condivisione dei documenti, schermo o app: un lavoro orizzontale su tutta la forza lavoro dell’azienda.

L’offerta di Tim si estende a tutte le sedi

L’ultima parte del progetto di smart working Tim con Cerved ha interessato la gestione degli spazi di alcune stanze speciali, con richieste specifiche: il laboratorio marketing, dove svolgono riunioni operative i team che sviluppano applicazioni e poi, col tempo, la creazione di una demo room nella quale presentare i progetti ai clienti: una sala maggiormente curata nell’estetica e nell’allestimento, con una parte multimediale maggiormente performata e  integrata totalmente nella sala stessa per presentare al meglio i prodotti.

Il progetto ha avuto anche qualche momento di criticità, superato anche grazie alla forte volontà di cambiamento: una community interna, abituata a lavorare con altri strumenti di collaboration, con un software di video conference free sul mercato, ha creato una resistenza al passaggio ad uno standard aziendale. Per superare questo ostacolo, quando poi il sistema è partito a tutti gli effetti, è stata necessaria una forte spinta del management che aveva sedimentato la convinzione positiva circa i maggiori risultati derivanti dalle nuove infrastrutture. Il successo raggiunto è stato così brillante che, nella prima fase di attuazione, i server previsti hanno subìto un sovraccarico di utilizzo, costringendo a un upgrade della piattaforma in corso d’opera: un leggero fastidio che ha tuttavia confermato l’esito positivo della digital transformation realizzata.

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