Smart working aziende che lo applicano : sono in costante aumento per scelta o per necessità. In Italia abbiamo registrato picchi superiori agli 8 milioni di lavoratori durante l’emergenza Covid-19 e ciò ha indotto molte aziende a riflettere su come questa innovativa modalità di lavoro portasse con sé anche consistenti risparmi sulle spese sostenute per uffici ed altro senza intaccare il processo creativo e produttivo delle persone. Infatti, grazie alle nuove tecnologie digitali, che consentono una presenza virtuale in meeting e decisioni collettive molto simile a quella reale, oggi tutto sembra possibile, rispettando la stessa qualità e impiegando uno sforzo minore.  

Fiducia, disciplina e responsabilità alla base dello smart working

Alla base dello smart working però ci devono essere alcuni cambiamenti significativi. Per esempio, dare e ricevere fiducia, attività a due vie che, unita alla disciplina e al senso attivo di responsabilità, diventano gli strumenti alla base di questo nuovo modo di lavorare, con efficacia ed efficienza.  Anche se alcuni aggiornamenti rapidi dei vari flussi di lavoro e il confronto su alcune azioni risultano certamente più immediate in presenza, da remoto potrebbero assumere un significato diverso. In effetti, possono risultare ugualmente immediate utilizzando un metodo e un allenamento costante con tecnologie ormai diffuse e di semplice utilizzo.  Strumenti validi come piattaforme condivise per gestire progetti a distanza, software per velocizzare alcune operazioni ed altro ancora.  I dipendenti stanno meglio e l’azienda ne coglie i vantaggi di produttività.   Il controllo, peraltro, non premia più di tanto il datore di lavoro. La ricerca European working conditions, che  Eurofound  propone sistematicamente da diversi anni, riporta come il controllo diretto sia un fattore che influenza la velocità di lavoro solo per il 2% dei lavoratori. Per il 35% , invece, il ritmo di lavoro dipende piuttosto dalla velocità dei colleghi e per il 26% dalla domanda dei clienti.

Smart working aziende che lo applicano: ricetta anti covid

Nel periodo di lock down, come ha rilevato l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 68% dei lavoratori è riuscito da remoto a svolgere tutte le attività, il 29% non è riuscito a svolgere solo una parte delle attività, spesso a causa della mancanza di processi e dati digitalizzati, mentre solo il 3% dichiara di non essere riuscito a portare avanti la maggior parte delle attività.    La maggioranza dei lavoratori dichiara inoltre di aver assaporato i vantaggi dello Smart Working e di volerlo continuare a praticare. La crescita di autonomia e la possibilità di dimostrare il valore professionale attraverso il raggiungimento degli obiettivi prefissati per il lavoratore responsabile ha vinto sugli ormai antistorici sistemi di controllo organizzativo.      La situazione pre Covid in Italia vedeva, secondo l’Osservatorio del POLIMI,  il 58% delle grandi imprese con iniziative concrete di smart working e mentre le PMI e la Pubblica Amministrazione stentava a prendere il volo.  Nel lock down il 72% delle aziende complessivamente ha messo a disposizione in tempi brevi mezzi e strumenti per permettere ai collaboratori di proseguire il lavoro da remoto. Il 79% dei lavoratori ha dichiarato di avere adottato il telelavoro per la prima volta imparando molto in fretta.

Per l’azienda e il lavoratore

All’azienda tocca costruire una setup checklist per capire il necessario da organizzare per permettere alle persone di lavorare da casa . Molte aziende hanno già in casa gli strumenti giusti per lo smart working, dunque in questi casi il cambiamento non sarà strutturale, ma magari più di cultura e policy.  Per tutte le altre aziende occorre intanto rendere disponibile: - uno strumento di comunicazione sincrona, per permettere alle persone di confrontarsi, porre domande veloce o chiedere un chiarimento. Si tratta per esempio di strumenti come Microsoft Teams, Hangout, Skype; - uno strumento di comunicazione asincrona, che consenta di scrivere contenuti più strutturati, generalmente pubblicati in ordine cronologico. - uno strumento che consenta l’archiviazione di documenti, immagini, file, tipo Dropbox e Google Drive; - uno tool per le videoconferenze; - una lista delle policy di sicurezza. Ovviamente gli strumenti sono necessari ma non sufficienti per avviare il vero smart working senza problemi. Occorre educare le persone a comprendere come passare dalle riunioni fisiche alle call e ai meeting virtuali o capire come le attività sono assegnate e qual è l’organizzazione del lavoro. Spesso occorre anche gestire le paure del management, rassicurandolo sul fatto che la produttività dei lavoratori da casa non è inferiore, ma che invece aumenta, come dimostrano da anni molte ricerche.   Per chi lavora da remoto, certamente occorre impostare lo spazio di lavoro, allestendo per esempio una parte specifica della casa, per aiutare a creare una distinzione tra luogo di lavoro e luogo privato. Così come pure definire dei rituali di inizio e fine per impostare i ritmi della giornata e non lavorare oltre il tempo previsto. Magari se possibile anche riducendo il numero di riunioni, per evitare di passare tutto il giorno al telefono o in videochiamata e individuare degli spazi di socializzazione, per preservare le interazioni sociali che rendono il lavoro più umano ed efficace.

Perché lo Smart Working conviene

Smart working aziende che lo applicano : diventa  la nuova dimensione del lavoro che, da un lato, favorisce la produttività individuale e la continuità operativa  del business e, dall’altro, permette una significativa flessibilità rispetto al posto unico di lavoro. Sfrutta la mobilità, la unified communication e collaboration e il social computing, i nuovi concetti di fruizione del tempo e dello spazio favoriscono così modelli finalmente  moderni di lavoro, peraltro  più efficaci ed efficienti. Lo smart working però presuppone un forte cambiamento culturale e organizzativo che permetta alle persone di  avere una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare per svolgere le  attività assegnate e condivise con responsabilità e flessibilità. I concetti di delega e di controllo vanno dunque rivisti dal management e dai lavoratori in questa differente ottica. Le persone sono oggi pronte al cambiamento grazie alla diffusa tecnologia digitale in uso da tutti. Lo smart working può produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore. I benefici non sono solo per le imprese, ma per l’ambiente che si avvantaggia di spostamenti ridotti, quindi meno traffico e inquinamento.   smart-office