Tutte le certezza dello smart office: agilità, condivisione, rapidità e ottimizzazione di tempi e risorse. Questi sono i binari su cui le piccole attività commerciali e imprenditoriali devono oggi viaggiare per essere competitivi nell’era del Digital Business e della Digital Transformation. Cosa significa in concreto? Innanzitutto, significa avviare un processo di “alfabetizzazione digitale” nelle PMI, fatta di smart tool che abilitano nuovi modi di intendere la produttività, rendendola più efficiente, rapida, meno farraginosa e dunque, in una parola, più agile. Tutto questo si ottiene attuando strategie mirate di collaboration, smart working e di digitalizzazione sia dei processi produttivi sia, più “banalmente”, della documentazione cartacea, adottando soluzioni Cloud per essere davvero competitivi e trarne il massimo vantaggio nel processo inevitabile della Digital Transformation. Mettiamole sotto la lente di ingrandimento per comprendere l’impatto e la rilevanza di questi trend e i vantaggi che comportano per le aziende.

Collaboration e smart working, come contribuiscono all’agilità del business? Oggi, i piccoli e medi imprenditori che vogliono competere nel mondo del Digital Business devono essere consapevoli che il raggiungimento degli obiettivi aziendali passa anche dalla collaborazione tra i team e le persone: non è più frutto di un solo leader, ma di una rete di professionisti che interagiscono per la massima efficienza aziendale.  È evidente che, alla fine, smart working e collaboration sono in realtà due concetti strettamente interconnessi tra loro: condividono infatti l’obiettivo di potenziare la capacità di comunicazione tra l’azienda e i partner, i collaboratori, i clienti, i fornitori e così via, grazie a tecnologie che rendono possibile la comunicazione a distanza e in tempo reale, in una relazione che è sempre meno face to face e sempre più tech.

Smart Office: favorire la comunicazione e aumentare la produttività  

I vantaggi dell’adozione di tecnologie di smart working e collaboration da parte delle imprese sono notevoli, in termini di maggiore produttività ed efficienza, con ricadute importanti anche sull’engagement dei collaboratori. È quello che emerge da una rilevazione del Politecnico di Milano “Il punto sullo smart work in Europa”, secondo cui gli smart worker intervistati hanno segnalato effetti positivi quali l’aumento della qualità dei risultati (41%), della propria efficienza (38%) e della motivazione professionale (36%).

Nelle piccole realtà imprenditoriali e commerciali, per esempio, i sistemi e le strutture di collaboration sono fondamentali per coordinare il team e avere sempre il polso della situazione sui frequenti rapporti con fornitori e partner esterni, o nella gestione della supply chain. Partendo da servizi basilari di alto profilo professionale, quali piattaforme per call conference, sistemi di video e web conference, assistenza clienti omnicanale, che creano una sala riunioni virtuale senza limitazioni di spazio. In ultima analisi, non dimentichiamo che le soluzioni di smart office possono contribuire anche alla riduzione dei costi di gestione degli spazi fisici.

Soluzioni Cloud e dematerializzazione: tutti i vantaggi

Sembra incredibile, ma in Italia nel 2019 sono ancora tante le aziende, soprattutto PMI, che ancora utilizzano carta per le pratiche e i numerosi processi da gestire, dai bilanci alle bollette, dai registri IVA alle distinte bancarie, fino ai listini, alle certificazioni… e chi più ne ha più ne metta. Ancora una volta, sottolinea il report Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano 2019, nelle PMI italiane le tecnologie di Cloud Computing sono implementate in maniera estensiva solo nel 13% dei casi, mentre il 18% delle PMI le adotta saltuariamente e il 58% dichiara addirittura una mancanza di interesse. Eppure, per le imprese, i piccoli uffici o le attività commerciali, è fondamentale coglierne le opportunità adeguando non solo gli strumenti e i sistemi IT, ma anche le competenze e le modalità di lavoro. L’adozione di soluzioni di Cloud Computing è un passaggio cruciale per mettere in campo nuove strategie più efficienti, ridurre i costi e snellire i passaggi e i processi produttivi di ogni impresa, di qualsiasi dimensione e settore.

Archivi digitali e backup in Cloud: sicurezza e risparmio per le aziende

Digitalizzare la documentazione cartacea aziendale e trasferirla in sistemi Cloud based a norma vuol dire costruire un enorme e potenzialmente illimitato archivio digitale di dati accessibili in ogni momento e sicuri grazie ad evoluti sistemi di accesso certificati e crittografati, conservati e protetti secondo le normative vigenti. Significa tagliare costi, tempi e spazi, evitando passaggi di copia, stampa e scansione, risparmiando in termini di risme di carta che si vanno ad accumulare e quindi a disperdere; inoltre comporta una riduzione di spazi e costi, perché si eliminano gli archivi fisici e i costi connessi alla loro complessa e onerosa gestione.  Last but not least, vuol dire anche intraprendere un business sostenibile e green.

In sostanza, le aziende che si avviano nella direzione di un efficiente Digital Business, devono lasciarsi guidare da consulenti affidabili, che sappiano individuare la consulenza e le soluzioni ideali per l’organizzazione, la sicurezza e la gestione documentale digitalizzata dei documenti e dei dati aziendali. Servono consulenti che possano migliorare la comunicazione con collaboratori e partner e fornire gli strumenti giusti per organizzare i flussi di lavoro, in ufficio e fuori, contribuendo a far decollare il business verso il successo.