L'uso di sistemi di comunicazione in cloud semplici ed efficienti è una priorità oggi per accrescere la produttività di ogni tipologia di business, per semplificare l’operatività e aumentare l’engagement della propria forza lavoro. Soprattutto, poter rendere disponibili i sistemi di comunicazione anche in mobilità è una necessità ancor più urgente nello scenario attuale del digital business, sempre più caratterizzato da smart working e social collaboration. Come riporta l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano tra le soluzioni cloud a maggiore penetrazione nelle PMI si piazzano proprio le iniziative di mobility, così configurate: presenza di device mobili e mobile business app (82%) e servizi di social collaboration (61%).

Sistemi di comunicazione in cloud: semplicità, sicurezza e funzioni evolute

La domanda a questo punto sorge spontanea: quale sarebbe il sistema di comunicazione che rende possibile questo scenario di mobility e competitività, senza gravare sui costi e sugli investimenti iniziali di un’azienda? La risposta è il cloud, la risorsa business critical in cui si applica un sistema di comunicazione condiviso in cloud, di facile accesso anche da mobile, sicuro e aggiornato e dotato dei principali strumenti di produttività per il business, dal semplice invio di mail e di documenti legalmente validi, alla telefonia, alle call e video conference e così via. Un altro aspetto non trascurabile è il considerevole risparmio grazie ai meccanismi pay-per-use tipici del cloud che rispondono perfettamente alle esigenze di flessibilità delle PMI.

Comunicare e condividere informazioni in azienda tra mobility e cloud

La maggior parte dei sistemi di comunicazione in cloud offrono suite premium complete di tool accessibili in mobilità e gestibili via app e Web. Si va dalla posta elettronica evoluta in cloud, ai sistemi di multiconferenza audio e video in ufficio e in mobilità, a quelli di telefonia – come centralini virtuali, call e contact center - all’utilizzo di device mobili e mobile business app, fino ai servizi di social collaboration. Ecco alcune tra le applicazioni killer per un sistema efficiente di comunicazione aziendale, accessibili senza limitazioni di tempo o spazio.

  1. Comunicazione istituzionale: PEC, firma digitale elettronica e gli altri tool per comunicare con la PA, ma non solo

Alcune PMI possono avere l’esigenza di comunicare spesso con la PA e con aziende che aderiscono al sistema SPID, per cui in molti casi è utile dotarsi di tool tecnologici in cloud spesso utilizzati per la comunicazione in questi contesti, come la PEC business, la firma digitale elettronica, il digital fax business e l’Identità Digitale. La PEC è lo strumento tecnologico indispensabile per produrre, ricevere e conservare a norma messaggi certificati con valore legale, mentre gli applicativi di identità digitale permettono alle aziende di accedere ai servizi online della PA con un account certificato unico dai dispositivi mobile, tramite un’interfaccia simile a quella di una webmail. Dato che l’invio di fax è ancora necessario in alcuni contesti, grazie alle applicazioni in cloud l’imprenditore smart può adeguarsi a questa necessità senza investire in desueti apparecchi. Il “vecchio” fax, infatti, si rifà i connotati e si dematerializza nel digital fax, un’applicazione in cloud che permette di inviare fax da pc e smartphone tramite interfaccia web e di riceverli sulla propria casella email. Infine, grazie ai servizi mobile di firma digitale, ogni manager e imprenditore può sottoscrivere documenti informatici anche in mobilità, validati dalla firma digitale, utilizzando l'apposita app sul proprio smartphone, senza bisogno di device esterni.

  1. Suite di produttività on-the-go: tutti i tool a portata di mano

    Le suite di produttività più complete e utilizzate, tra cui Microsoft Office 360, Microsoft Teams e Google Suite, sono ancora più intuitive nella versione mobile e offrono, tra i molteplici tool di collaboration, anche i più evoluti strumenti di comunicazione multidevice, permettendo di svolgere una varietà di operazioni da più piattaforme e dispositivi. Per esempio, organizzare video conferenze in HD, chat e chiamate vocali, accedere alla posta elettronica aziendale, pianificare riunioni condividendo i calendari e molto altro ancora.
  2. Con i servizi VOIP risparmio e semplificazione per le PMI.

La telefonia in cloud, ossia la possibilità di dotarsi di funzioni evolute di telefonia as a service eliminando il centralino fisico semplifica i sistemi di comunicazione aziendale e rende più efficienti i processi di comunicazione. Inoltre, l’adozione di un sistema di telefonia in cloud comporta un risparmio notevole di costi per l’azienda, perché non occorrono gravosi investimenti iniziali e il provider si occupa del supporto e degli aggiornamenti.

  1. La segretaria nell’era dell’intelligent communications? È un’app nel cloud

    Tra le applicazioni mobile più gettonate rientra anche l’imprescindibile segreteria, che nell’era del digital business diventa un servizio innovativo, economico e disponibile h24, 7/7. Un applicativo in cloud che offre voce e messaggi personalizzati, che invia notifiche push su app e web, gestisce liste di chiamate con le trascrizioni dei messaggi ricevuti e si monitora attraverso un semplice pannello di controllo da pc o dallo smartphone. Un risparmio notevole, economico e di tempo, per un servizio ancora cruciale per l’efficienza imprenditoriale e office, specialmente per il piccolo-medio business.

La mobilità è dunque un tema di grande attualità nel digital business, mobilità intesa sia verso l’intranet aziendale sia verso l’esterno, in cui diventa essenziale fornire allo smart worker le stesse applicazioni di una postazione fissa con la stessa qualità e completezza di funzioni, e al contempo offrire al cliente finale una comunicazione personalizzata. Per adeguarsi all’agilità e alla rapidità richiesta dal business, la strada da seguire è dunque quella delle app: uno strumento di comunicazione aggiornato, semplice, immediato, che aiuta le aziende a semplificare le complessità IT e a focalizzarsi sulla user experience degli utenti dove l’integrazione dei servizi è il suo cavallo di battaglia.

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