La sicurezza dei dati con un archivio online: un bene per l'azienda, un obbligo verso lo Stato

Se avessimo parlato solo pochi anni fa di archivio online, sarebbe sembrato un paradosso: come si possono archiviare documenti, fatture, contratti che sono cartacei ONLINE? Nell’immaginario collettivo, il concetto di archivio rimanda ad una stanza dedicata alla conservazione di documenti, organizzati in ordine alfabetico e chiusi a chiave in mobiletti metallici. Dal cartaceo, è arrivata poi l’informatica dei mainframe, delle applicazioni e dei sistemi proprietari, il che significava sempre stanze dedicate, ma per ospitare server, computer e dispositivi.

Dopo un iniziale timore nei confronti del Cloud, le aziende hanno capito l’importanza di archiviare online i propri documenti principalmente per tre motivi: sicurezza, usabilità, condivisione. Sicurezza, perché rispetto al salvataggio cartaceo o su PC o chiavetta/hard disk esterno, salvarli su un server sicuro nel cloud li protegge da attacchi hacker o da guasti e incendi; Usabilità, perché è come avere una cartella sul proprio PC e da dispositivi mobili e da tutti i device è possibile accedere allo stesso documento; Condivisione, perché è possibile accedere ai file e, se si vuole, permettere ad altri di vederli e modificarli.

Ma c’è dell’altro: ci sono documenti che contengono dati personali, non solo di chi lavora in azienda, ma di clienti e fornitori (basti pensare alle cartelle cliniche dei pazienti di un ospedale o le ricette farmaceutiche di un medico di famiglia). Per questi e per altri casi, conservare i dati in sicurezza risponde alle indicazioni del Regolamento sulla Protezione dei Dati (GDPR). Oltre all’obbligatorietà di conservare fatture e altri documenti per un certo numero di anni.

Un archivio sicuro proprio perché nel Cloud

Il Mercato Cloud italiano ha totalizzato 2,77 Miliardi di euro nel 2019 (+18% rispetto al 2018), con la conferma dei primi 3 settori: 25% nel Pubblico, 20% nel settore Bancario e 15% per Telco e Media (Dati dell’Osservatorio POLIMI sulla Cloud Transformation, ottobre 2019). Tra le PMI, ancora solo una su tre (30%) adotta soluzioni in Cloud, ma l’attenzione è in crescita, soprattutto a causa di un quarto fattore che si aggiunge ai tre descritti prima: i Costi.

Utilizzare il Cloud, in particolare per archiviare online dati e documenti, rappresenta un risparmio economico importante per le PMI, che non solo possono scegliere una soluzione adatta alle proprie necessità e disponibilità economiche, ma anche dedicare il personale finora allora coinvolto nell’archiviazione, ad altre attività.

In particolare, archiviare i dati nel Cloud significa crittografia dei dati memorizzati e del trasferimento degli stessi, in data center moderni (meglio se in Italia) con strategie ben pensate di backup e firewall.

Documenti facili da trovare e condividere, con accesso sicuro: Google Drive di G Suite TIM Edition

Il 24 aprile 2012 il leader dei motori di ricerca Google ha avviato il suo servizio cloud: Google Drive. All’epoca l’applicazione aveva ampliato e sostituito la soluzione Office Documenti che era tuttavia integrata in Drive sin dall’inizio.

Google Drive è uno spazio online di archiviazione, in Cloud, che, nella versione Enterprise per i Clienti business, è ILLIMITATO: se la necessità è inferiore, si può partire da uno spazio di archiviazione gratuito di 15GB e altre versioni parametrate a seguire. In questo spazio è possibile salvare qualsiasi file, anche allegati di e-mail, foto e video e se i file sono scritti a più mani, Google Drive aggiorna automaticamente le variazioni e le sincronizza (anche offline: una volta collegati alla rete, le modifiche vengono salvate in modo automatico). L’accesso ai file è salvaguardato da una chiave di accesso: i file di Drive sono privati fino a quando non si decide di condividerli, in qualsiasi momento. Con la funzionalità Google Cloud Search è inoltre possibile trovare documenti e dati semplicemente digitando parole chiave, nel caso in cui non ci ricordassimo la cartella o il nome del file.

Su TIM Digital Store è disponibile Google Drive nel pacchetto completo G Suite TIM Edition, con Gmail, Documenti, integrazione con Google Chrome, applicazioni Google Office, Google foto e altre funzioni di collaborazione online. G Suite TIM Edition è in promozione fino al 30 settembre 2020.

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