Oggi, un ufficio di piccole o medie dimensioni o una piccola attività commerciale e professionale non possono prescindere dal possedere strumenti adeguati e fondamentali aggiornamenti per essere competitivi sul mercato e per adattarsi agli attuali modelli di digital business. Sono decisamente lontani i tempi in cui ci si poteva permettere di aspettare che arrivasse un fax (e talvolta che si perdesse), stampare e fotocopiare uno ad uno pile di documenti cartacei, conservare enormi quantitativi di documenti in archivi cartacei da recuperare attraverso processi macchinosi e asfissianti. Ora i tempi del digital business impongono a ogni impresa, di qualsiasi dimensione e settore, strategie veloci, risposte in real time, processi snelli ed efficienti. Eppure, la situazione delle PMI nel nostro Paese non è così rosea: una recente indagine dell’Osservatorio del Politecnico di Milano riporta che nel 2019 le iniziative di smart working sono strutturate solo nel 12% delle PMI italiane, anche se comunque si registra un aumento di tali iniziative del 20% rispetto al 2018. Numeri che fanno riflettere sul lento e complesso processo di adeguamento a un modello efficiente di digital business, che però con gli strumenti adatti può partire alla grande ed emergere in un mercato sempre più competitivo.

Le competenze dei professionisti del digital business

In questo passaggio delicato, le figure professionali che guidano le PMI nel processo di attuazione del digital business devono sapere individuare le esigenze adatte a ciascuna realtà imprenditoriale, che siano piccole imprese o attività commerciali, piccoli uffici, start up, società di attività e servizi manageriali e simili.  E in che modo? Per esempio, indirizzandole verso un upgrade di processi, soluzioni IT, applicazioni che rilancino un nuovo modo di fare business. Non serve dotare le imprese di strumenti complessi, ma di mettere a disposizione tecnologie semplici ed efficienti, in pratica di adottare “tool da grandi imprese anche per le piccole imprese”. Abbiamo individuato 5 tool imprescindibili che ogni piccola e media azienda dovrebbe attuare, per una proficua e rapida Digital Transformation.

I 5 pilastri del digital business:

  1. Strumenti di smart working e tecnologie di collaboration: nell’era del digital business, un’azienda non può più prescindere dall’utilizzo di tecnologie di online collaboration e di strumenti di smart working facili da utilizzare (soluzioni di conference call, sistemi di multiconferenza audio e video in ufficio e in mobilità, strumenti per la collaborazione in real time, ecc.). Lo scopo è di potenziare la capacità di comunicazione e d’interazione tra tutti i collaboratori, sia interni sia esterni all’azienda.
 
  1. Tools di office automation e suite di produttività: per snellire e semplificare al massimo i processi produttivi aziendali, ogni PMI dovrebbe dotarsi di piattaforme IT, applicativi e suite che permettano di organizzare al meglio tutte le attività da ufficio e di gestire con profitto la rete dei collaboratori. Tanto per fare qualche esempio, rientrano in questa categoria soluzioni come i servizi di Virtual Fax, le applicazioni Office per il business, i servizi di posta elettronica avanzata come la PEC Business con conservazione documentale a norma, i servizi di firma digitale, la Business Mail per gestire efficacemente tutte le risorse aziendali, i servizi di sicurezza anti virus avanzati per desktop, laptop e server aziendali, e così via.
 
  1. Archiviazione digitale con back up in cloud: le soluzioni cloud consentono di effettuare un backup periodico e offrono alle aziende enormi vantaggi in termini di sicurezza, economicità e praticità, otre all’accesso semplificato ai documenti in ogni momento, con qualsiasi device, anche in mobilità, senza rischio di perdita o di corruzione.
 
  1. Fatturazione digitale a norma più semplice e rapida: oggi, per gestire con profitto le operazioni legate all’obbligo di fatturazione elettronica, vengono in aiuto del professionista e delle PMI delle efficaci soluzioni gestionali e applicazioni web pensate per il digital business, che semplificano la gestione a norma delle fatture digitali facendo risparmiare tempo e denaro, attraverso l’offerta di diversi servizi. Interfacce che permettono di svolgere diverse operazioni con semplicità, come compilare, emettere, ricevere e archiviare fatture in formato digitale; l’aggiornamento costante alla normativa vigente, la visualizzazione dello stato di tutte le fatture e le notifiche del SDI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate e altro ancora.
 
  1. Sicurezza informatica e data protection: due fronti che le PMI devono più che mai affrontare oggi nel mondo del Digital Business, gli attacchi informatici e le nuove regole della privacy. È necessario dunque proteggere le proprie infrastrutture critiche, ma anche adeguarsi alle nuove normative in materia di Data Protection. Come? Adottando servizi di storage e strumenti cloud sicuri e affidabili; ma soprattutto con un maggiore coinvolgimento dei profili dedicati alla security nelle strategie di business.
Insomma, la formula vincente per far partire il cambiamento è dotarsi di strumenti IT semplici ma efficaci, investire in progetti digitali, ma prima ancora capirne l’importanza come necessario approccio a un digital business di successo.   infografica-ufficio-tradizionale