Come è noto, la dematerializzazione dei documenti è l’incremento progressivo nella gestione documentale informatizzata, ovvero digitalizzata.  In base a una indagine internazionale condotta da IDC qualche anno fa, il 55% dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo e la gestione dei documenti cartacei assorbe mediamente circa 3,6 ore a settimana per ogni lavoratore.  Nelle aziende italiane, la dematerializzazione diventa ancora più urgente e pesante a causa dell’estrema burocrazia presente. Conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca di maggiore efficienza rappresentano grandi problemi, ma anche opportunità di miglioramento. Spinti anche dall’evoluzione normativa, dopo il recente obbligo della fatturazione elettronica, gli investimenti in soluzioni di digitalizzazione dei documenti sono cresciuti a ritmi sostenuti.

I processi di gestione cartacea dei documenti possono essere onerosi, difficili da ricercare, condividere e archiviare, meno trasparenti e più facili da smarrire.  Per questo il 40 % degli investimenti delle aziende è finalizzato a progetti di digitalizzazione e dematerializzazione come rilevato su “Osservatori.net” per la Digital Innovation del Politecnico di Milano. La digitalizzazione di un processo può portare risparmi concreti: ad esempio, nel ciclo dell’ordine potrebbe portare tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo. Risparmi che derivano da maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali.  Oltre al vantaggio innegabile per tutti di 24 milioni di alberi abbattuti in meno, 4 milioni di tonnellate di C02 in meno.  Il Forum della Pubblica Amministrazione ha stimato l’entità del “risparmio da dematerializzazione” in cinque settori chiave: fatturazione elettronica, ricette mediche elettroniche, certificati medici online, fascicolo sanitario elettronico e processi telematici. Un primo dato emerso è riferito al risparmio di carta: oltre 1 miliardo e 935 milioni di fogli per circa 87 mila alberi. Secondo la stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del PoliMi, invece, è stato calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea.

Il 37% delle grandi aziende e il 36% delle PMI investiranno in strumenti e infrastrutture necessarie per la digitalizzazione dei processi interni e in seconda battuta investiranno anche nella digitalizzazione dell’intera supply chain, con l’obiettivo di risparmiare tempo e denaro nel corso di tutto il processo produttivo.   I vantaggi che ne conseguono sono innumerevoli. Non solo si risparmierà carta che da sola ha già un impatto ecologico planetario fortissimo, ma aumenterà di gran lunga l’efficienza interna nei sistemi produttivi e nella ripartizione del lavoro. Una ricerca IDC di qualche anno fa dichiarava che i 9 zettabyte (1zb = 1021 byte) di documenti digitali circolanti nel 2015, sarebbero diventati 44 zettabyte nel 2020 e addirittura 180 nel 2025.

La sola emissione di fatture elettroniche può portare a un risparmio tra i 3,7 euro e gli 11,5 euro a fattura, a seconda dei volumi emessi (sotto le 3.000 fatture elettroniche si avrà un risparmio minore), mentre la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine potrebbe portare a un risparmio di ben 65 euro per ogni ciclo. Un processo completamente privo di rischio oppure con ostacoli da superare? Non del tutto: come sottolineato dalle stesse imprese intervistate dagli esperti dell’Osservatorio del PoliMi, sarà fondamentale la scelta del gestionale che meglio si adatta alle necessità dell’azienda.

Potrebbe interessarti anche:

18/09/2018
IDEE DI BUSINESS

Dematerializzazione, avanti tutta!

16/04/2019
IDEE DI BUSINESS

SMS pubblicitari per il marketing