L’obbligo di fatturazione elettronica e di conservazione a norma della documentazione fiscale per tutte le aziende private ha contribuito a dare una spinta ulteriore alla Digital Transformation, offrendo un’opportunità a tutte le imprese di aderire e adottare a pieno titolo a un modello di Digital Business vincente e operativo. Come adeguarsi alla normativa e contemporaneamente alle esigenze gestionali del singolo business? Ecco la situazione e le possibili strategie.

Il 1 gennaio 2019 rappresenta una pietra miliare per la digitalizzazione del “sistema impresa Italia”. Da quel giorno, infatti, è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica con conservazione a norma anche tra privati e B2B (Legge n. 205 del 2017), che comporta l’obbligo per tutte le aziende di comunicare le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Volendo dirlo “in soldoni”, la fattura cartacea non ha più valore, ma ogni documento fiscale dovrà essere prodotto in uno specifico formato digitale (traciato FatturaPA, in Xml), firmato digitalmente e trasmesso da ciascuna azienda al sistema di interscambio dell’agenzia delle Entrate (SdI). I contenuti della nuova normativa non si esauriscono qui: si prevede per le aziende anche l’obbligo di conservazione a norma di tutta la documentazione fiscale prodotta e ricevuta, ovvero, semplificando, che le scritture contabili e tutti i documenti fiscalmente rilevanti nell’intero ciclo dell’ordine di fatturazione (attivo e passivo) siano disponibili e conservati in formato elettronico a norma di legge. Stabilito che per chi fa fatturazione digitale la conservazione a norma è un obbligo, tutte le aziende possono comunque scegliere di aderire alla Conservazione Digitale delle fatture, per una scelta gestionale: una mossa strategica per snellire e semplificare il proprio business, risparmiare costi, risorse e tempistiche, e come parte di un progetto esteso di digitalizzazione delle relazioni B2B. Ma, in entrambi i casi, come fare?

Soluzioni per la conservazione a norma su misura d’impresa

A questo punto, entrano in scena gli operatori dell’offerta, i provider di servizi e informazioni, in grado di orientare le PMI nella scelta del più efficace sistema di conservazione a norma e nel realizzare il processo di adeguamento normativo.

Sono ormai disponibili sul mercato differenti soluzioni semplici ma con funzionalità evolute e a costi accessibili, con offerte diversificate, scalabili e adeguate alle differenti realtà imprenditoriali. Tutto dipende dalle necessità del singolo business: occorre, infatti, individuare il prodotto migliore e più semplice per soddisfare le esigenze di uno studio professionale, piuttosto che quelle di un ufficio o di un piccolo commerciante.

Per esempio, per la conservazione a norma dei documenti di una piccola attività con esigenze “base” e un volume di fatture modesto, ci si può affidare ad applicativi o soluzioni via web in Cloud, con interfacce semplici da utilizzare e con qualsiasi device, il tutto naturalmente con le idonee garanzie di Data Protection, tecnologiche e organizzative.

Conservazione con gestione dell’intero ciclo di fatturazione

Per l’imprenditore o l’attività commerciale con un monte di fatture più cospicuo e con l’obbligo di adesione alla normativa, sono disponibili pacchetti software che generano automaticamente le fatture nel formato richiesto dalla normativa, dirette sia a privati sia alla PA. Oppure ancora, è possibile affidarsi ai sistemi che gestiscono l’intero ciclo, attivo e passivo, della fatturazione, dalla creazione all’invio alla conservazione a norma e con l’accreditamento del gestore della conservazione presso AGID. A questi servizi se ne aggiungono altri più completi, come per esempio quelli di Content & Enterprise Management, indicati sia per gestire il flusso della fatturazione elettronica verso la PA e tra privati, con la conservazione a norma dei documenti fiscali, sia per digitalizzare e archiviare altri tipi di documenti, come testi, immagini e contenuti multimediali.

Conservazione a norma per monitorare l’andamento del business

E infine, per fornire a ogni azienda un quadro complessivo e aggiornato dell’andamento del business attraverso i flussi dei documenti fiscali, i provider affiancano alle soluzioni di conservazione a norma ulteriori servizi e software che consentono di tenere sott’occhio il flusso di fatture passive in vari formati e avere così il controllo della situazione delle spese. Senza dimenticare la possibilità di integrazione, in alcuni prodotti, con i gestionali delle imprese e dei professionisti, il tutto per facilitare ulteriormente ad ogni azienda il processo “soft” di System Integration e passare “indenni” attraverso le nuove sfide del Digital Business, che trova nella conservazione a norma uno dei suoi pilastri portanti.

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