Collaborazione aziendale :  un ottimo lavoro di squadra , è una delle funzioni più strategiche di un’azienda. Target condivisi e flussi di comunicazione continua tra i collaboratori e i dipendenti di un’azienda, infatti, sono all’ordine del giorno e, quindi, un efficiente sistema di comunicazione e collaborazione aziendale può determinare il successo del business. Un obiettivo facile, se si dispone delle idonee tecnologie digitali, di device e di strumenti di collaboration, utili a supportare una user experience sempre più interattiva e smart, che sta cambiando progressivamente il modo di fare business e anche gli stessi spazi fisici di lavoro. Non è certo una novità, nemmeno nel nostro Paese, sentir parlare con disinvoltura di smart working, collaboration e digital workspace. Sono i termini che identificano un cambiamento radicale nel modo di fare business e che piace sempre di più anche alle PMI, che nel 26% dei casi hanno riscontrato il miglioramento di processi aziendali e nel 50% un miglioramento del benessere organizzativo.

Collaborazione aziendale, un passaggio d’obbligo verso una produttività “senza confini” 

Che cosa sarebbe delle organizzazioni aziendali, senza un’efficace capacità di comunicare e collaborare? Pensiamo alle esigenze di un piccolo-medio ufficio con dipendenti che lavorano in sede e un tot di collaboratori o utenti esterni, o a una piccola attività commerciale con una serie di partner e fornitori esterni: in tutti i casi, l’esigenza è quella di collaborare e condividere progetti, deadline e task in maniera semplice, sicura e in real time, ma anche di istituire una forte integrazione tra i membri di un teamwork, per aumentare la produttività aziendale senza intoppi o rallentamenti. Un efficace sistema di comunicazione e collaborazione aziendale per una business strategy vincente dovrebbe garantire insieme tre aspetti: essere un sistema completo nelle funzioni, offrire un controllo centralizzato ed essere aperto ad altri sistemi, per consentire una fluida e semplice system integration.

Le soluzioni di collaborazione aziendale in cloud: una scelta di semplicità, sicurezza e risparmio

Già, ma quale soluzione scegliere per creare un sistema di collaborazione aziendale produttivo, tagliato su misura, che ottimizzi tempo e risorse economiche? Le aziende possono considerare sostanzialmente tre tipi di soluzioni: i tool di collaboration aziendale e comunicazione full cloud, quelli on-premise e le soluzioni ibride. È utile a questo scopo che le aziende si facciano guidare dai professionisti e dai consulenti IT verso la soluzione più strategica per il proprio business. Per esempio, la scelta di soluzioni in cloud può essere una mossa strategica per semplificare e sgravare alcuni costi di manutenzione e gestione che di norma pesano sulle infrastrutture IT aziendali, presentando anche notevoli vantaggi di scalabilità e flessibilità. Ne è convinto il 54% delle PMI italiane (Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI, Politecnico di Milano, 2018). Quali sono dunque gli strumenti indispensabili di collaborazione aziendale, di cui ogni piccola media impresa non dovrebbe fare a meno?

  1. Suite di business collaboration: il bello di una soluzione “all in one” Queste applicazioni (come per esempio Suite Office 365 for Business) offrono il vantaggio di integrare in un unico hub una serie di utili strumenti di solito dispersi in più tool, come la posta elettronica aziendale e personale, calendari, appuntamenti, rubriche, task, file, cartelle e profili social, creazione e modifica dei documenti. Questi tool tecnologici, in genere scalabili e personalizzabili, consentono la sincronizzazione di risorse condivise in cloud sia da desktop che da mobile, garantendo elevati standard di sicurezza e compliance normativa e offrendo una user experience estremamente semplice e una grande fluidità di gestione delle attività.
  2. Strumenti di videoconferenza: perché la presenza (anche virtuale) è tutto Un webinar da organizzare, una video conferenza da pianificare, ma anche corsi di formazione, training a distanza o corsi online di aggiornamento? Qualunque sia l’esigenza aziendale, è importante dotarsi di un servizio di videoconferenza professionale. Il motivo è facilmente intuibile: si tratta di un mezzo cruciale, per esempio, per le aziende che contano molti dipendenti da remoto e che necessitano di sistemi semplici ma evoluti per comunicare in maniera chiara e affidabile con il team, guardandosi negli occhi. Ma non è tutto qui: un vantaggio non trascurabile di alcune applicazioni in cloud è quello di poter accedere alle video conferenze direttamente dal browser, o da applicazioni mobile, senza bisogno di scaricare software. Una grande comodità, per esempio, nel caso di aziende partner o interlocutori che non consentano per policy di scaricare software. E altrettanto tattiche per la collaboration efficace sono altre feature di videoconferenza in cloud, come l’utilizzo della stessa interfaccia e degli stessi strumenti di collaborazione per tutti, la condivisione del Desktop, di file e documenti, della lavagna virtuale per schemi, appunti, disegni, e così via.
  3. Sistemi di audio conferenza: uno strumento fondamentale per i decision maker Riunire in poco tempo molte persone dislocate in varie sedi, prendere decisioni rapide consultando al volo tutti i partecipanti di un progetto, senza perdere tempo: operazioni spesso frequenti nelle priorità aziendali e che possono essere eseguite con semplicità grazie ai tool di audio conferenza in cloud. Analogamente ai sistemi di videoconferenza, la maggior parte dei servizi cloud di call conference offrono un accesso semplice e immediato: tutto quello che serve è un codice di accesso e una chiamata telefonica, et voilà, la sala riunioni virtuale è già organizzata, in maniera economica ed efficace.
  4. Chat di social e instant collaboration: la comunicazione aziendale è in tempo reale

Se si vuole puntare su immediatezza della comunicazione, semplicità e velocità, non c’è nulla di più indicato dei tool digitali di chat e social collaboration, che integrati nei sistemi aziendali, abilitano una comunicazione smart, istantanea, sicura e compliant di diversi tipi di contenuti: da newsfeed, commenti, condivisioni, like ma anche file e informazioni tra collaboratori e colleghi. Il risultato è un tipo di comunicazione più naturale, fluida e immediata, con il risultato di facilitare le conversazioni e le interazioni tra i membri del team.

Insomma, l’offerta di tool di comunicazione e collaborazione aziendale è sempre più ampia e mette a disposizione “dell’imprenditore digitale” una serie di vantaggi oggi irrinunciabili, mettendo le persone al centro del business e rendendo semplice la collaborazione, anche a distanza.