Da quando è iniziata l’emergenza Coronavirus in Italia (la data comunemente usata è quella del 21 febbraio 2020, con il primo focolaio Covid-19), molte aziende, soprattutto quelle più grandi e meglio strutturate, hanno sfruttato lo smart working da casa e la collaborazione online per continuare a lavorare, e “spostare” l’ufficio dall’azienda alla casa dei dipendenti, aumentando in molti casi la produttività.

Collaborazione online che non è una novità o un elemento abilitante solo dello smart working. Molte realtà aziendali, soprattutto quelle con più sedi o con contatti costanti e continuativi con collaboratori esterni e fornitori, utilizzavano strumenti di collaboration per comunicare via mail, con audio e video conferenza, su piattaforme condivise e in cloud  anche dall’ufficio, in particolare quando non era possibile, per vincoli geografici o banalmente in assenza di una sala riunioni libera, trovarsi sullo stesso tavolo.

La collaborazione online è anche un modo efficace per limitare gli spostamenti sul territorio, abbattendo così i costi di trasferta e ridurre l’emissione di CO2. E se prima del 21 febbraio era una forma virtuosa di affrontare il lavoro, ora è diventata una necessità: il solo modo di lavorare insieme.

Costruire un progetto insieme, anche se lontani: le suite di Office Automation

In informatica, una suite è un insieme di programmi o applicativi (app se parliamo di mobile). Le più diffuse sono quelle di Office Automation che aiutano la produttività negli uffici. Sono normalmente composti da un elaboratore di testi (Word), un foglio elettronico (Excel e Spreadsheets) e uno strumento per le presentazioni (Powerpoint), oltre che a strumenti di audio conferenza, video conferenza e condivisione dei documenti.

Prima di poterli condividere, questi strumenti, soprattutto i primi, venivano usati dai dipendenti sul proprio PC e condivisi con e-mail o hard disk esterno, con il rischio di avere tante versioni diverse, di non riuscire a condividere i documenti via e-mail perché troppo pesanti, etc.

Grazie all’Office Automation, anche prima dell’inizio dell’Emergenza Coronavirus, condividere documenti ma soprattutto condividere il lavoro, ha migliorato e snellito le attività anche tra colleghi della stessa sede lavorativa, soprattutto grazie all’uso di cartelle condivise in tempo reale e con il cloud. Uno spazio praticamente illimitato e molto sicuro, per la gestione di progetti, mettendo a disposizione i migliori strumenti per ogni gruppo di lavoro, assicurando la sincronizzazione dei servizi.

Collaborazione online: un filo sottile ci unisce nell’era Covid-19

Ma è soprattutto ora che l’office automation diventa fondamentale e si trasforma in collaborazione online, con la “scomparsa” dell’office e con l’online che invece la fa da padrone e gestisce la comunicazione tra gli impiegati, isolati nelle proprie case, impegnati a lavorare anche più di prima.

Con l’inizio dell’Emergenza Coronavirus, le aziende che già avevano accordi per lavoro agile, lo hanno implementato; quelle che ancora non lo avevano, hanno iniziato a proporlo ai propri dipendenti, ovviamente nei limiti di quelle attività che si possono svolgere da casa con un PC o con uno smartphone.

E ciò che permette la collaboration non sono solo connettività, reti VPN/APN e device, ma soprattutto strumenti come audio e video conferenza, condividere file e desktop, anche la classica e solida posta elettronica, meglio se con la possibilità di inviare e ricevere allegati di medie e grandi dimensioni. E poi fondamentale un sistema di salvataggio automatico dei dati, che mai come adesso con il lavoro da casa si dimostra fondamentale: basta una distrazione, il dito del figlio o la zampa di un cane, per perdere in un attimo il lavoro di una giornata intera.

Dobbiamo restare a casa, cerchiamo almeno di lavorare bene, può essere molto più soddisfacente di prima. Anche con gli strumenti di collaborazione online.

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