L'ultimo Osservatorio del Politecnico di Milano sulle Tecnologie Digitali (2019) ci racconta come le app di condivisione file rappresentino lo strumento più usato in assoluto (il 90% delle grandi aziende e il 70% delle PMI prese a campione le utilizza), essenziali per le aziende ora in Smart Working. Oltre al Terziario, ci sono settori particolarmente sensibili all’argomento, perché non si tratta solo di file di notevoli dimensioni ma anche di documenti spesso riservati.  Studi di architettura, commercialisti e avvocati per le PMI; Banche, Tribunali e PA per le Grandi Aziende, solo per fare qualche esempio. La condivisione di file e il lavoro a più mani sullo stesso documento richiedono strumenti veloci e sicuri, che aiutino il lavoro di tutti invece di ritardarlo.  

Lavorare allo stesso progetto anche se distanti: è possibile con le App di condivisione file?

Piccole, Medie e Grandi Aziende, non importa a quale settore merceologico appartengano, hanno tutte al loro interno delle unit che si occupano prevalentemente di attività legate al marketing, al commerciale, alla gestione dei rapporti con clienti e fornitori, contabilità e controllo dei costi e degli investimenti. I dipendenti hanno bisogno di un PC e di strumenti che permettano loro di redigere documenti e istruzioni di lavoro per “fare funzionare la fabbrica”. Per comunicare tra settori diversi, soprattutto in sedi diverse, sono utili i sistemi di videoconferenza, che permettono anche la condivisione del desktop e di documenti sui quali lavorare insieme durante la riunione online. Ma quello è solo il momento di startup, per un lavoro che continua dopo la riunione. Powerpoint di presentazione, Fogli Word che diventano contratti, File Excel per ottimizzare i Processi, sono spesso documenti che non vengono inviati via e-mail ma che si trovano su spazi sicuri e condivisi. Il plus della condivisione sta proprio in questo: più persone possono lavorare allo stesso documento e soprattutto all’ultima versione, in uno spazio sicuro, il cui accesso è autorizzato attraverso password (no intrusi, no hacker). Così, i membri di uno stesso progetto sono sempre aggiornati sulle variazioni fatte dagli altri collaboratori e su eventuali e ulteriori lavori da seguire.

Studi legali, commercialisti, e architetti: l'importanza di poter lavorare a più mani con le App di condivisione file

I risultati dell’ultimo Osservatorio del Politecnico di Milano su Professionisti e Innovazione Digitale (2019) parlano di una crescente fiducia nel Cloud. Gli studi di professionisti hanno investito +7,9% rispetto all’anno precedente in soluzioni evolute, trainati dall’adempimento a obblighi normativi e da una crescente consapevolezza dell’utilità degli strumenti digitali. Anche se in Italia gli studi legali sono indietro rispetto alla media europea (solo il 27% usa strumenti in cloud), il paradigma è cambiato e la sicurezza dei dati sensibili e della privacy sono sempre più affidati a soluzioni sicure e in cloud. Far circolare i documenti di mano in mano può significare un allentamento delle maglie di sicurezza. Con la condivisione in cloud, la sicurezza dei documenti è ottimale. Infatti, questi possono si può scegliere che siano condivisi solo con utenti selezionati e con quale collaboratore condividere questa o quella informazione contenuta in un determinato documento. I commercialisti sono tra gli studi di professionisti quelli che hanno investito di più, sempre secondo l’Osservatorio (€ 8.800/anno) per soluzioni evolute, applicazioni di condivisione file comprese. Così come per gli studi legali, fondamentali sono privacy, obblighi normativi, documenti nei tempi previsti e soprattutto eliminazione degli errori dovuti a duplicazione di informazioni. E per ultimi – si fa per dire – gli architetti, che devono spesso condividere file di dimensioni importanti all’interno dello studio, con l’impresa che realizza il lavoro, con gli uffici preposti alla certificazione del progetto e nella fase di facility management. In particolare, in studi piccoli o grandi, il record management è fondamentale, per poter rintracciare sempre e in modo veloce i progetti.

Google Drive e Documenti, Fogli e Presentazioni, adesso anche con G Suite TIM Edition

Abbiamo detto che le app di condivisione file devono rispondere a tre esigenze: rispetto della privacy, dati sicuri e velocità nella condivisione e nel lavoro a più voci. Nella soluzione G Suite TIM Edition in partnership con Google, sono disponibili componenti che rispondono a tutte queste esigenze. Con Google Drive e Documenti, Fogli e Presentazioni è possibile salvare e collaborare su documenti, fogli di calcolo e presentazioni, senza doversi scambiare versioni diverse ma utilizzando quella salvata ogni volta nella cartella condivisa, anche scrivendo insieme. Ogni documento può essere condiviso in modalità modifica, commento o solo visione. E poi, salvataggio dei dati, protetti e controllati, e ricerca facile degli stessi. Tutte applicazioni accessibili da browser e con Google Chrome anche offline e da più persone in contemporanea Su TIM Digital Store è disponibile il pacchetto di servizi G Suite TIM Edition, in promozione gratuita per 90 giorni, con tutti gli strumenti della G Suite di Google, Google Drive e Documenti, Fogli e Presentazioni compresi. smart-office

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