È nella gestione documentale aziendale efficiente che si gioca la partita di una produttività e di una competitività strategiche per ogni tipologia di business. E sul campo del Digital Business, oggi, la vittoria si ottiene più facilmente adottando infrastrutture cloud. Infatti, qualunque imprenditore sa molto bene quanto tempo, personale e risorse economiche richieda la gestione e la conservazione di  tutta la documentazione, sia tecnica sia amministrativa, prodotta dall'azienda. Senza gli strumenti per una razionale organizzazione e una conservazione a norma, questo flusso documentale in costante evoluzione può costituire a lungo andare un ostacolo alla produttività aziendale. La soluzione più semplice e sicura è offerta dai sistemi e dalle tecnologie di gestione documentale in cloud; e il perché è presto detto. Pensiamo di avere a disposizione tutta la praticità e l’immediatezza del web, la gestione da remoto, la sicurezza di protocolli certificati, l’accesso semplice e controllato a ogni tipo di documento da ogni luogo e postazione, senza tecnologie complicate che possono scoraggiare gli utenti nel loro utilizzo: solo funzioni adeguate e una user experience ottimale, per permettere a tutte le risorse aziendali di vincere  in produttività e rapidità decisionale. Senza dimenticare l’archiviazione a norma di tutto il patrimonio documentale di un’azienda. Il tutto a costi contenuti e a misura del singolo business. Argomenti di non poco conto.

Gestione documentale cloud: avanti all’innovazione tecnologica

I numeri dell’osservatorio di Cloud Transformation ci dicono che per il 73% delle PMI italiane il principale beneficio dall’adozione di sistemi cloud sia la progettualità di abilitare tecnologie innovative e per il 54% la possibilità di trarre vantaggi economici, principalmente per il passaggio da costi fissi a costi operativi. Va anche considerato che l’obbligo di Fatturazione Elettronica B2B, scattato da gennaio 2019 in Italia, ha accelerato per molte PMI i processi di digitalizzazione documentale, con la conseguente necessità di gestire e adeguarsi alla normativa vigente di archiviazione elettronica. La domanda ora è: perché affidare tutta la documentazione di un’azienda a strutture cloud dovrebbe essere così business critical e quali vantaggi ne trarrebbero anche le piccole realtà imprenditoriali? Ci sono almeno 7 ottimi vantaggi per cui ogni business dovrebbe adottare una gestione documentale in cloud.

I magnifici 7: perché passare alla gestione documentale in cloud conviene

I vantaggi della gestione documentale in cloud sono molteplici, sia dal punto di vista gestionale e operativo di Document Management, sia per gli aspetti prettamente economici che di compliance normativa.
  1. UNO STRUMENTO, TANTE FUNZIONI: la gestione documentale in cloud offre la possibilità di avere a disposizione un unico sistema aziendale per l’accesso e l’utilizzo di qualunque tipo di informazione, applicazione e documento condiviso tramite accessi autorizzati.
  2. SOLUZIONE ECONOMICA E READY TO USE: con le soluzioni cloud è sempre possibile aggiornare in modo semplice le funzioni offerte, con costi scalabili a seconda delle funzionalità installate, per rispondere adeguatamente all’evoluzione del business. Un vantaggio che si traduce soprattutto in un risparmio notevole sui costi di gestione aziendali, grazie alla riduzione dei costi fissi per le infrastrutture ICT.
  3. OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI E DEI PROCESSI DI DOCUMENT MANAGEMENT: il cloud offre il vantaggio di ottenere un miglioramento dei processi di office automation e un sensibile aumento della qualità di gestione. Permette, per esempio, di ottenere una gestione più efficiente e facilitata dei vari iter approvativi, con un considerevole risparmio di tempo nel workflow aziendale.
  4. SERVIZI DI QUALITÀ A COSTI CONTENUTI: il cloud è una grande opportunità per le PMI di poter accedere a servizi di alto livello, non solo per la gestione documentale, senza gli ingenti costi che la realizzazione di complesse infrastrutture IT comporterebbe.
  5. ACCESSO OTTIMIZZATO PER DISPOSITIVI MOBILE: in un sistema di gestione documentale in cloud, i documenti e i file aziendali sono accessibili in qualunque momento, in qualunque luogo e da qualsiasi dispositivo e utente autorizzato, grazie all’ottimizzazione mobile per smartphone, notebook e tablet. Basta un semplice link e un’interfaccia web.
  6. SICUREZZA A PIÙ LIVELLI: con la gestione documentale in cloud, diciamo pure addio a cartelle condivise e sistemi pubblici poco sicuri per archiviare le informazioni e i file aziendali. I documenti in cloud sono inalterabili, integri e protetti grazie ai backup e alle tecnologie IT in grado di garantire paternità, contenuti e data di creazione; il tutto con la garanzia di riservatezza nella condivisione dei documenti aziendali a più livelli.
  7. ARCHIVIAZIONE E RELATIVA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI IN FORMATO DIGITALE
 (ex conservazione sostitutiva): sia che i documenti siano acquisiti in digitale, o che siano nativamente digitali, devono essere conservati secondo la normativa vigente del CAD. Grazie alle opzioni disponibili nelle varie offerte di gestione documentale in cloud, ogni azienda si assicura la conservazione a norma con l’aggiornamento costante, con il supporto e le notifiche tempestive in conformità con i requisiti del GDPR. Sono solo i vantaggi più evidenti che può offrire una ben strutturata gestione documentale in cloud;  che sarà ancora più efficiente se non lasciata a iniziative “fai da te”, ma affidata al know-how dei consulenti e dei partner IT con comprovata esperienza nel settore, che meglio individueranno la soluzione ad hoc attraverso l’analisi dei processi aziendali e delle singole esigenze di lavoro.  Certo è che la gestione documentale dello smart office & digital business passa attraverso il cloud, per cogliere tutte le opportunità offerte dal digitale e attuare una piena Digital Transformation. smart-office