La comunicazione unificata sta progressivamente cambiando il modo di lavorare delle aziende, a cominciare dalle piccole e medie imprese. È evidente come gli ambienti di lavoro si stiano trasformando per diventare sempre più spesso un insieme di spazi lavorativi virtuali e spazi fisici dalla forma e dalle caratteristiche innovative, oramai distanti dal tradizionale ufficio di un tempo. La diffusione del lavoro agile e l’esigenza di accrescere la condivisione delle informazioni in tempo reale hanno permesso alle aziende di affrontare nuove sfide e accrescere la competitività, migliorando al tempo stesso sia la qualità lavorativa degli ambienti di lavoro sia le prestazioni ottenute.

Comprendere e potenziare la comunicazione unificata di un’impresa, intesa come un ambiente tecnologico integrato, in cui gli strumenti di comunicazione aziendale interagiscono per creare maggiore facilità d'uso, produttività ed efficienza, diventa la nuova sfida per molte imprese.

Ma quali sono i principali vantaggi nel migliorare e potenziare la propria strategia legata alla “unified communication”? Vediamo i cinque benefici principali che possono rendere maggiormente competitiva un’azienda.

1.  La comunicazione unificata incrementa efficienza e produttività

La comunicazione unificata non solo consente ai dipendenti di lavorare in modo più efficiente, ma anche da un luogo preferito che può benissimo essere un luogo diverso dall’ufficio tradizionale. Oggi un dipendente può facilmente lavorare da remoto, senza la necessità di alcuna impostazione speciale o particolarmente complicata, stabilita dal reparto IT dell’azienda: un telefono fisso si può ricollegare con semplicità al sistema cloud centrale dell'azienda anche in un luogo diverso dalla sede aziendale ed il gioco è fatto.

La comunicazione unificata rende più semplice per le persone svolgere il proprio lavoro in diversi ambiti lavorativi, risparmiando tempo prezioso. La possibilità di fare in modo che le chiamate in arrivo siano veicolate ovunque si trovi il dipendente, sul telefono dell’ufficio, sul cellulare o su di una applicazione smartphone, costituisce un esempio calzante di questo concetto. In questo modo, oltre alla praticità che aumenta, si riduce ad esempio la possibilità di perdere una comunicazione importante. I centralini virtuali sono dei veri e propri facilitatori di smart working per la gestione dell’accesso ai servizi aziendali anche via Internet da qualsiasi postazione fissa e mobile, purché dotata di un’unica identità aziendale. Con una semplice integrazione delle varie tecnologie si ottengono così elevati standard di efficienza e di produttività.

2. La riduzione dei costi: più risparmio con la comunicazione unificata

Il passaggio a un sistema telefonico basato su cloud consente ai dipendenti di connettere i telefoni cellulari al sistema cloud aziendale e utilizzare la tecnologia VoIP (Voice Over Internet Protocol) per effettuare telefonate. Effettuare chiamate su rete fissa e mobile mediante Internet riduce notevolmente i costi, concentrandoli su un solo fornitore per tutti i servizi di comunicazione unificata.

La realizzazione di servizi basati su cloud è poco onerosa dal punto di vista dell’infrastruttura, in quanto non richiede hardware costoso. I costi di installazione, manutenzione e gestione si diminuiscono, infatti, in modo considerevole, senza contare la riduzione dei costi di formazione, piuttosto onerosi quando ci si affida a sistemi diversi che necessitano l’impiego di specialisti IT qualificati per mantenere aggiornati i servizi.

Il moderno ufficio virtuale contribuisce non solo a un risparmio significativo sui costi di rimborso dei viaggi e degli spostamenti, ma, grazie alle videoconferenze in alta definizione, si possono anche annullare le regolari riunioni faccia a faccia, con un conseguente risparmio sui costi di spostamento tra i vari uffici.

3.     Aumento della collaborazione tra dipendenti e dipartimenti

Un efficace sistema di comunicazione unificata fornisce ai dipendenti una serie di applicazioni tra cui il servizio di messaggistica istantanea, gli aggiornamenti del calendario, la condivisione dello schermo, la possibilità di effettuare conferenze audio e video. Si tratta di una serie di strumenti progettati per semplificare la collaborazione tra i membri del team. E nel semplificarla, la si rende nel medesimo tempo decisamente più efficace.

Ogni membro dell'azienda può accedere alle stesse informazioni, in qualsiasi momento, e comunicare facilmente con i colleghi. Ciò aiuta considerevolmente a ridurre il gap tra i reparti e persino tra le divisioni che hanno sedi in tutto il mondo, garantendo il regolare svolgimento delle operazioni e del flusso di informazioni.

I medesimi concetti possono essere applicati all’esterno dell’azienda. Riunire più prodotti di comunicazione in un’unica interfaccia intuitiva consente un’integrazione più rapida quando l’azienda si espande a livello globale, garantendo una trasformazione senza problemi. Una efficace comunicazione unificata consente, inoltre, la perfetta collaborazione tra diversi partner globali, come avviene con sistemi di audio e videochiamata.

4.     La flessibilità di una multipiattaforma evoluta

Un altro vantaggio della comunicazione unificata è la capacità dell’impresa di essere completamente flessibile e capace di reagire con prontezza a eventi imprevisti. La cancellazione di un treno, il maltempo o i sistemi di riscaldamento guasti in inverno non comportano più un pericolo per la produttività dei dipendenti. I team di lavoro possono incontrarsi, inviare messaggi ed effettuare chiamate a casa o in movimento con la stessa facilità con cui si trovano in ufficio. La distanza non è più una barriera per una collaborazione efficace.

Offrire maggiore flessibilità e consentire ai dipendenti di lavorare in remoto può anche promuovere un migliore equilibrio tra vita privata e professionale. Lavorare non è più sinonimo di ambiente d'ufficio: un concetto che in Italia sta suscitando particolare successo, con forte incremento nelle piccole e medie imprese.

5.     Una comunicazione più accurata: si riducono gli errori

Poiché ogni dipendente può lavorare in maniera condivisa attraverso conferenze video e audio, nonché chat dal vivo e allo stesso tempo condividere lo schermo con i colleghi, si riduce notevolmente il problema della comunicazione errata. Qualsiasi comunicazione non corretta che si venisse a generare può, con estrema facilità, essere gestita ed eliminata in tempo praticamente reale, senza dover ricorrere a successive revisioni.

Così la pianificazione del lavoro e le discussioni diventano più accurate: con un software di comunicazione unificata, le imprese possono programmare meglio lo sviluppo dei progetti e la loro condivisione.

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