I sistemi di videoconferenza sono fra i principali mezzi a disposizione di un’impresa per accrescere la propria unified collaboration aziendale ovvero l’integrazione tra diverse forme di comunicazione aziendale. Le soluzioni offerte dal mercato per il mondo business sono molteplici e consentono riunioni tra più partecipanti “a distanza”, con una serie di vantaggi che vanno da quelli logistici, legati allo spostamento delle persone, ad altri collegati a una maggiore efficienza lavorativa.

Con l’aumento della digitalizzazione, i sistemi di videoconferenza si stanno diffondendo con una certa rapidità tra le aziende, specie fra quelle che hanno già deciso di affidarsi in tutto, o in parte, a modelli di smart working, permettendo ai dipendenti di lavorare in altre sedi aziendali, all’esterno oppure a casa. Ma il fenomeno sta prendendo piede anche tra enti e università. Il mercato offre così un’ampia scelta di prodotti in grado di supportare conferenze a distanza, webinar (un seminario interattivo tenuto su Internet) o classi virtuali. In questo contesto alcuni strumenti spiccano per praticità, semplicità e integrazione con le piattaforme aziendali. Di seguito i cinque migliori modelli e le loro caratteristiche.

1.    Sistemi di videoconferenza: Microsoft Teams

Microsoft Teams è l’hub della suite Office365 e si conferma la piattaforma di collaborazione più utilizzata al mondo, con oltre 20 milioni di visite giornaliere. Teams racchiude, oltre alla videoconferenza, messaggistica, meeting, chiamate, collaborazione sui documenti e gestione del proprio lavoro in una singola app. Secondo Microsoft, gli utenti che si avvicinano a Teams usando le chat, nel breve tempo adottano forme di collaborazione maggiormente strutturate, fra le quali proprio il sistema di videoconferenza. Teams, che entro un anno sostituirà del tutto Skype for Business nell’universo della unified collaboration pensata e voluta da Microsoft, è una piattaforma integrata che migliora e semplifica la condivisione e la collaborazione lavorativa: è raggiungibile da ogni dispositivo, è sicuro, è stato immaginato per favorire la connessione in mobilità e, quindi, consentire e facilitare il lavoro fuori sede.

Il sistema di videoconferenza originale viene sempre più potenziato ed integrato con le sale riunioni dotate di tecnologia web per renderle maggiormente efficienti e per rispondere alle diverse esigenze dei team di lavoro. Inoltre, per superare le differenze linguistiche è prevista la possibilità di inserire dei sottotitoli, un modo per coinvolgere tutti i partecipanti alla discussione.

Microsoft, con Teams, ha creato una tecnologia che permette ai dispositivi Microsoft Teams Rooms di connettersi ai servizi meeting di altri fornitori tramite tecnologie basate su browser e, collaborando con Cisco e Zoom, ha consentito la partecipazione diretta degli ospiti su questi sistemi, utilizzando i propri dispositivi di videoconferenza.

2.   Sistemi di videoconferenza: Cisco WebEx Meeting Center

WebEx Meeting Center di Cisco è un software che, sfruttando il browser, permette di organizzare facilmente dei meeting. Con questo sistema di videoconferenza è possibile condividere documenti, desktop e applicazioni quali presentazioni, animazioni, audio e video; inoltre, è consentito condividerli e commentarli in team nell’ambito di videoconferenze o audioconferenze.

WebEx è un’applicazione professionale, che permette di effettuare assemblee, riunioni, eventi e video training online, organizzati dalla stessa piattaforma. Oltre all’opzione Meeting Center, inventata per gestire riunioni virtuali, esistono altri programmi WebEx che si occupano rispettivamente di: organizzare e gestire eventi (WebEx eventi), organizzare corsi di formazione per gli utenti (WebEx training center) e supportare le aziende (WebEx support center).

Dispone, inoltre, di un sistema video di altissima qualità e del programma meeting audio, che consente di usare chat, visualizzare presentazioni, applicazioni e il desktop PC.

Ci si può collegare tramite wi-fi, ma anche mediante la connessione dati. Un interessante vantaggio per il suo utilizzo è dato dal fatto che non tutti gli utenti devono essere abbonati a WebEx, ma è possibile con un solo abbonamento tramite Edge coinvolgere nel meeting altri utenti in possesso di tablet connessi al web.

3.  Sistemi di videoconferenza:Workplace from Facebook

Dal 2017 uno strumento che coniuga le esigenze aziendali di collaborazione tra più dipendenti con un social network largamente diffuso, Workplace from Facebook è un’applicazione made in Facebook, che di fatto replica le funzionalità presenti su Facebook, ma con un taglio prettamente aziendale.

Workplace è prevalentemente orientata al segmento business. La chat interna è il fulcro dell’applicazione e consente di comunicare con il team di lavoro per iscritto o con semplice e intuitivo sistema di videoconferenza. Si possono creare gruppi relativi a sedi decentrate dell’azienda o a team di smart worker. Fino a poter creare un gruppo per ogni cliente o lavoro da gestire, inserendo al suo interno le persone che hanno a che fare con un determinato progetto.

È un’applicazione orientata alle aziende: si possono creare eventi sincronizzabili con i principali calendari ed è disponibile in una comoda versione app che si può installare sui dispositivi mobili, tipo smartphone e tablet.

4.  Sistemi di videoconferenza: Google Meet Hangouts

Google Meet è la versione business del noto strumento Hangouts di Google. Hangouts Meet è stato creato per consentire a decine di persone di partecipare alla stessa riunione virtuale e di comunicare o condividere video tra loro da qualsiasi luogo purché dotato di un accesso a Internet.

È pensato per essere utilizzato dalle aziende ed è un interessante strumento di condivisione. Si tratta di un sistema di videoconferenza che permette di comunicare con colleghi che lavorano da remoto e, al pari delle soluzioni business illustrate in precedenza, funziona in abbonamento e può consentire un numero crescente di connessioni. Non è obbligatorio possedere un abbonamento Google Suite per partecipare alle riunioni e, inoltre, consente una certa flessibilità nella gestione dei flussi audio e video durante il meeting. La suite per videoconferenze di Google permette di programmare le riunioni con Google Calendar, la condivisione dello schermo e la condivisione desktop durante il meeting. Consente inoltre la massima mobilità poiché tutte le riunioni vengono sincronizzate su ogni dispositivo e possono iniziare da desk e concludersi su smartphone o tablet.

5.  Sistemi di videoconferenza: Zoom

Zoom è un’applicazione molto versatile e potente perché è in grado di gestire, oltre al tradizionale sistema di videoconferenza, una piattaforma webinar in grado di gestire un numero consistente di utenti. Con la funzione Enterprise si possono, infatti, coinvolgere fino a mille partecipanti in modalità “view-only” per i webinar, ma c’è anche la possibilità di coinvolgere cento partecipanti per i meeting online, rispetto ad un’offerta media del settore che si aggira intorno alle 25 persone.

La doppia possibilità offerta da Zoom rende l’applicazione, fra i sistemi di videoconferenza sul mercato, decisamente interessante non soltanto per le condivisioni fra i team, ma anche per la visione di eventi che non richiedono la stessa interattività di una riunione, nella quale si scambiano le informazioni, ma che necessitano di un elevato numero di partecipanti.

Zoom dispone di un’interfaccia unica e semplice per le due modalità che si integra con altri pacchetti applicativi professionali disponibili sul mercato. Come per i sistemi di videoconferenza illustrati in precedenza, permette la condivisione dello schermo, la registrazione online dell’evento, la chat fra i partecipanti. Zoom si può acquistare con un sistema di pagamento strutturato in pacchetti, con costi fra loro differenziati e graduali a seconda delle necessità e in base al numero degli utenti richiesti.

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